Kelly Sikkema Unsplash
Čas čítania: 5 min.

Najmä, keď máme pocit, že všetko je rovnako dôležité. V schránke sa nám hromadia emaily, diár máme plný pracovných (online) schôdzok, požiadavky sa na nás valia z každej strany a do toho si chceme ešte aj si uvariť a vychutnať kávu. Kde a ako začať? Čo nám pomôže v tom, aby sme si vedeli jasne a ľahko určiť priority a efektívne sme si plnili svoje úlohy. Pomôže nám zoznam úloh tzv. to do list?

Čo na to mozog

Ako ste si už v mojich blogoch zvykli, odpoveď nájdeme v neurovede a vo výskumoch neurovedcov. Najprv trocha opakovania ohľadom fungovania mozgu. Prefrontálna kôra zaberá prednú časť mozgu a práve ňou sa odlišujeme od ostatných živočíchov. Táto oblasť zahŕňa širokú paletu mentálnych činností. Vďaka nej vieme premýšľať o budúcnosti, koordinovať a prispôsobovať svoje správanie a emocionálne reakcie, komplexne plánovať, zamerať pozornosť, rozhodovať sa a samozrejme stanovovať priority. Náš mozog má rád šetrenie energiou. Keďže zložité mentálne operácie spotrebúvajú viac energie, rýchlejšie vyčerpávajú naše zdroje. To znamená,  že v 70% až 90% sú naše reakcie automatické, zvykové, už nad nimi nepremýšľame.

Stanovenie priorít je jednou z najkomplexnejších úloh, ktoré každý deň vykonávame. Vyžaduje si to veľa logických spojení a veľké úsilie. Rozmýšľame totiž nielen o tom, aká je súčasná situácia, ale aj o tom, ako chceme, aby vyzerala budúcnosť. Preto by sme jej mali venovať primeraný dostatok času. V zmysle „dvakrát si premysli a raz urob“.

Keď chceme robiť viac vecí naraz, čo je fyzicky možné, narážame na jeden zásadný problém. Náš výkon a presnosť začnú prudko klesať. „Preskakovanie“ z úlohy na úlohu v dlhodobom horizonte vedie k stálej mentálnej únave. Výskum v roku 2005 na Londýnskej univerzite dokázal, že neustála potreba odpovedať na novopríchodzé emaily znižuje naše IQ v priemere o 10 bodov! A kto z nás by chcel byť dobrovoľne hlúpejší? 😉
Zároveň, aby sme si dobre pamätali udalosti a tvorili dlhodobé spomienky, potrebujeme sa zamerať na informácie detailne.

Čo môžeme spraviť na to, aby sme sa neutopili v záplave dôležitých a ešte dôležitejších úloh?

Opakovať a opakovať

Jednou z metód, ako si „nezapratať“ mentálny priestor a zároveň byť efektívny, je čo najviac úloh zautomatizovať.

Opakovať tú istú mentálnu úlohu tak dlho, až sa z nej stane zvyk.

Automatické konanie si vyžaduje menej energie ako uvedomené a tým je menej zaťažovaná prefrontálna kôra. Na už takto vybudovanú aktivitu môžeme postupom času nabaľovať ďalšie. Snažme sa sústrediť na vytváranie vzorcov, ktoré nám vyhovujú a sú užitočné. Napríklad: spôsob, akým píšeme a odpovedáme na emaily, spôsob, akým si plánujeme činnosti počas dňa atď.

Z pohľadu neurovedy: čím viac sa z činností stávajú rutinné, tým rýchlejšie sa „presúvajú“ do časti mozgu nazývané bazálne gangliá. Tie rozpoznajú, uložia a opakujú vzorce, ktoré robíme. Stačia tri opakovania danej činnosti, aby sa z nej stala rutina. Čo je dôležité si uvedomiť: Bazálne gangliá produkujú rutiny bez toho, aby sme si toho v danom momente všimli. Zistíme to väčšinou až potom, keď si začneme uvedomovať, že niektoré aktivity opakujeme a možno nie sú ani tak užitočné. Preto je vhodné, aby sme si novovznikajúce zvyky premysleli metódou „ak-potom“. Napríklad: ak mi na telefóne pípne oznámenie, potom si ho pozriem až počas pracovnej pauzy.

Správne poradie

Nastavenie priorít je v podstate rozhodovací proces, v ktorom vyhodnocujeme, ktoré aktivity a udalosti majú pred ostatnými prednosť, ktoré môžu počkať, ktoré nepočkajú už ani chvíľu a ktoré necháme v pokojnom tempe plynúť pred nami. Keď chceme maximalizovať našu pozornosť v danom momente na jednu konkrétnu vec, musíme mať určené správne poradie akcií.

Z pohľadu neurovedy: ide o tzv. hrdlo fľaše pozornosti. Je to dôsledok fungovania prefrontálnej kôry a vedomej mentálnej práce. Teda inak povedané, zúžené hrdlo vzniká vtedy, keď reťaz nedokončených spojení vytvorí mentálnu zápchu. Je to stav, keď sa nevieme pohnúť z miesta, nevieme, ktorou akciou začať, máme pocit zmätku a najradšej by sme sa na všetko vykašlali. Zápcha vznikla preto, lebo prvé rozhodnutie ešte nepadlo a ďalšie nedočkavo stoja za ním.

Takáto situácia sa nemusí stať len pri pracovných projektoch, ale napríklad aj pri plánovaní výletu s priateľmi, či pri výbere farby novej sedačky.

Pri koučingu často s klientmi využívam metódu inej perspektívy a konkrétne veľmi užitočný je pohľad zhora.

Pri úlohách častokrát máme pozornosť zameranú na príliš malý výrez celej problematiky a uniká nám celkový pohľad.

Práve pohľad zhora nás môže ľahko priviesť k nápadu, aké poradie čiastkových úloh máme zvoliť, aby sme zápcham predišli.

Sklony

Aj sklony resp. predsudky majú svoje významné miesto pri určovaní priorít. Napríklad tzv. vzdialenostný predsudok.

Je to tendencia nášho mozgu prisudzovať väčšiu dôležitosť veciam a osobám, ktoré sú k nám bližšie. Fyzicky aj časovo.

V praxi to znamená, že ako priority staviame na prvé miesta udalosti a aktivity, ktoré nás čakajú v blízkej dobe, bez toho aby sme hodnotili ich význam z dlhodobého hľadiska.

Z pohľadu neurovedy: sa zdá, že v mozgu máme jednu sieť, ktorá je zodpovedná za všetky druhy blízkosti – vlastnenia či nevlastnenia vecí, z pohľadu miesta aj času. Ako pomôcka v prípade vymanenia sa z dištančného sklonu nám poslúži mentálne „kontrastovanie“, alebo inak rozmýšľanie v protikladoch.

Súčasnú situáciu si môžeme predstaviť z pohľadu budúceho želaného výsledku. Aký je ten ideálny scenár, ktorý chceme dosiahnuť? Zároveň sa môžeme zamerať aj na viac či menej pravdepodobné výsledky danej akcie. Takto by sme sa mali uvedomiť, ako naše súčasné konanie zapadá do celkovej časového rámca.  Stačí si trocha pocestovať v čase – predstaviť, čo sa môže stať o týždeň, mesiac, rok a porovnať tieto akcie s tými, ktorým práve venujeme pozornosť. Sú to tie správne, ktoré nás privedú k vytúženému cieľu?

To do listy spomínané na začiatku blogu nie sú vždy nástrojom efektivity a splnených úloh. Pri prílišnom počte položiek v zozname môže dôjsť k tzv. paradoxu výberu. Vo svojich výskumoch na to prišiel psychológ Barry Scwartz . Mozog zrazu nevie, ktorou úlohou začať a tak skĺzne k automatickému konaniu a po pár minútach sa prichytíme pri prezeraní emailov. Neschopnosť sa rozhodnúť dokonca zvyšuje naše negatívne pocity.

Ako sa darí vám správne si stanoviť priority a ako ste úspešní v ich plnení?

Blog je inšpirovaný knihou Your Brain at Work od Davida Rocka a jeho modelom SEEDS®

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.

Nastavenia ochrany osobných údajov
Pri používaní našich webových stránok používame cookies, aby sme zlepšili vaše prostredie. Ak využívate naše služby prostredníctvom prehliadača, môžete pomocou nastavení webového prehľadávača obmedziť, zablokovať alebo odstrániť súbory cookie. Používame tiež obsah a skripty od tretích strán, ktoré môžu používať sledovacie technológie. Nižšie môžete selektívne poskytnúť svoj súhlas, aby ste takémuto vloženiu tretej strany mohli povoliť. Úplné informácie o súboroch cookie, ktoré používame, o údajoch, ktoré zhromažďujeme, ao tom, ako ich spracovávame, nájdete na našej Nastavenia ochrany osobných údajov
Youtube
Súhlas so zobrazením obsahu od - Youtube
Vimeo
Súhlas so zobrazením obsahu od - Vimeo
Google Maps
Súhlas so zobrazením obsahu od - Google
Spotify
Súhlas so zobrazením obsahu od - Spotify
Sound Cloud
Súhlas so zobrazením obsahu od - Sound
Copy link
Powered by Social Snap